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  • 日期:108-03-05

90年11月28日〈90〉府計字第9035611號氶函

 

 壹、依據及適用範圍

  • 一、金門縣政府(以下簡稱本府)為統一公文處理,提高行政效率,特依行政院函頒「文書處理手冊」及行政院研究發展考核委員會九十四年頒訂「文書流程管理手冊」,訂定本要點。
  • 二、本要點適用於本府暨所屬各機關學校、各鄉鎮公所。

 貳、處理期限

  • 一、各類公文之處理時限如左:
    • (一)一般公文:
      • 1.最速件:一日。
        2.速件:三日。
        3.普通件:六日。
        4.限期公文:
        • (1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理。
          (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該文得以普通件處理時限辦理。
          (3)變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
      • 5.專案管制案件:以「案」為管制單位,由主管機關按其性質自行分門別類,衡量繁簡,訂定處理期限。惟一次得申請之處理時限最長不得超過6個月。
    • (二)人民申請案件:除法規另有規定外,應按各事項類別,訂定處理期間公告之。未依前項訂定處理期間者,其處理時限為二個月。
      (三)人民陳情案件:因內容複雜、數量眾多,需一定處理程序及時限之通案者,得由承辦單位簽經機關首長核定,惟不得超過三十日,並須知會本府研考室,且應定期檢討辦理。
      (四)行政救濟案件:訴願案件以「案」為管制單位,應依訴願法有關規定辦理。
  • 二、未能如期辦畢之案件,應在預定結案屆滿前申請展期。
    三、來文之處理速別與公文性質不符者,得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後,調整來文處理速別。
    四、各類公文之處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件或其他依法令另有規定者外,均不含假日。
    五、各機關公文處理之時限及逾期積壓之議處,應依公文處理時限暨逾期懲處標準表(附件一)規定辦理。

 參、管制範圍

  • 一、依據文書流程管理手冊規定,從收文至發文(或存查)一貫作業,全程列入管制。
  • 二、各機關均納入管制範圍。無論收文發文(或存查)均應納入管制,各機關皆應實施公文時效管制。

 肆、專案管制

  • 一、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可結案之複雜案件,得申請為專案管制案件(附件二)。
  • 二、有需要列入專案管制之案件,主管單位應載明專案案由、理由,預定結案日期,送管制單位審查,簽請機關首長核准後,由管制單位負責管制,並由主管單位定期提報執行至結案為止,如超過預定進度時,仍應依規定申請展期。
  • 三、專案管制案件不列入一般公文數量與時效統計,而於「公文時效統計」月報,另統計管制結果。
  • 四、預計能於三十日內結案之案件、訴願案、人民申請案件,均不得列「專案管制案件」。

 伍、公文稽催

  • 一、單位主管督導催辦
    • (一)確實掌握所屬人員可使用時間資料,於期限屆滿前督促辦結,以有效預留其他過程的處理時間。
      (二)部屬差假時,應督促職務代理人確實負起代理責任,於時效內辦妥公文。
      (三)職務代理人因特殊情形,無法代為處理時,應由主管課長(或指定人員)負責處理,而職務代理人或其主管課長均因差假不能處理公文時,應由單位主管或其代理人,負全責適當處理。
      (四)對涉及兩個以上單位的案件,宜與相關單位商訂作業原則後再行處理,避免往來會辦而延誤時效。
  • 二、研考人員(單位)之責任
    • (一)每週應查詢登記桌一次,逾期未結案件,應列印逾期未結案件事前檢查週報表(附件三)陳機關首長核辦,並各別稽催,承辦單位仍延不辦理及答復原因者,以故意積壓公文論,簽報議處並限期清理,追蹤至辦結為止。
      (二)對超過辦理期限一個月以上案件,應予清查並調卷分析(附件四),防止積案發生。
      (三)必要時會同有關人員實施抽查,如發現應辦而存查案件,除退回承辦單位辦理外,並按情節輕重簽處。
  • 三、承辦人員之責任
    • (一)對經辦文件,自收文至發文,應負文件全程查詢(催)之責,如查催發生困難,應即簽報。
      (二)接獲研考單位(人員)每週逾期未結案件事前檢查週報表,應逐案查對迅速清理,不得延宕。
      (三)特急件應親自持會,且同一文件會二個以上單位時,可影印同時分會。
      (四)無論送會或受會均應管制時間,按速件處理,如不能依限退回時,應將原因及預定時間通知送會單位。
  • 四、單位收發人員之責任
    • (一)管制登錄本單位每一公文流程經過及使用時間。
      (二)逐日檢查公文處理紀錄,對將屆預定辦理期限之案件提醒承辦人,對逾時未結案件予以稽催。
      (三)每月統計單位公文時效資料。
      (四)配合專責管制單位辦獎懲及調卷分析需要,提供必要資料。

 伍、展期申請

  • (一)公文未能如期辦結,承辦人應在期限屆滿前,申請展期(附件五)。展期以二次為限,每次不得超過十天,由單位主管核准,因情形特殊展期須超過三十日以上時,應簽請機關首長核准,並通知研考單位列入管制。
  • (二)展期必須確屬需要,各權責主管應確實審核。

 陸、公文查考

  • 一、各機關主辦承(兼)研考人員(單位)每月應實施公文總檢查一次,調製上月公文時效統計表按月提報本機關業務會報,並於每月五日前陳報上級機關核備。
  • 二、各機關對每月公文總檢查後,對逾期公文應調卷分析各階段處理時間,並請積壓責任人員申復理由,積壓責任判明後,陳報機關所長核辦。
  • 三、各機關對所屬單位之公文查詢及管考作業每年應定期督導一次。
  • 四、各機關對所屬機關,公文成績甚差或異常者,得隨時派員輔導或實施作業講習。

 柒、考核獎懲

  • 一、各機關人員如有違反本要點規定或將承辦公文私自交與他人攜出、傳送或發生公文遺失、洩密時應按情節輕重,簽報首長議處。
  • 二、各機關對公文處理考核作業,由各該機關研考單位(人員)負責辦理。
  • 三、公文處理之考核項目規定如左:
    • (一)速度
      (二)數量
      (三)熟練
      (四)品質及內容
  • 四、公文處理人員適用之獎勵種類規定如左:
    • (一)嘉獎
      (二)記功
  • 五、公文處理人員適用之懲處種類規定如左:
    • (一)警告
      (二)申誡
      (三)記過
  • 六、各機關主辦研考業務單位(人員),對公文處理之定期考核結果,每半年應統一評定個人成績優劣,並依本府公文處理登記員獎勵標準作業程序 (附件六),簽報機關首長核定後辦理。
  • 七、本要點自頒布日起實施。